Gentili Clienti,
con la presente desideriamo approfondire le recenti disposizioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (art. 1, commi 74 e 77 della Legge n. 207/2024), che ha modificato la disciplina del "fisco elettronico".
A partire dal 1° gennaio 2026, entra infatti in vigore l'obbligo di garantire una piena integrazione e interazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello del pagamento elettronico.
L'Agenzia delle Entrate, con il provvedimento del 31 ottobre 2025 e la successiva Guida operativa del 19 febbraio 2026, ha chiarito gli aspetti tecnici e procedurali di questo nuovo adempimento.
1. In cosa consiste il "collegamento logico"
È fondamentale chiarire che l'obbligo non richiede un collegamento fisico (tramite cavi o hardware) tra il POS e la cassa. Si tratta di un collegamento puramente logico e telematico, che si realizza mediante una comunicazione formale da inoltrare all’Agenzia delle Entrate attraverso il portale "Fatture e Corrispettivi". In pratica, l'esercente deve "dichiarare" al fisco quale strumento di pagamento è associato a quale strumento di certificazione dei corrispettivi.
2. Ambito soggettivo e oggettivo
L'obbligo riguarda tutti i soggetti che certificano i corrispettivi tramite:
- Registratori Telematici (RT) tradizionali o Server RT.
- La procedura web gratuita "Documento Commerciale on line".
Devono essere collegati tutti gli strumenti, hardware o software, utilizzati per incassare elettronicamente: POS fisici, POS virtuali per e-commerce e SoftPOS (applicazioni su smartphone). Nota per le strutture complesse: Chi utilizza un Server RT con molti punti cassa non deve collegare i POS alle singole casse, ma esclusivamente alla matricola del Server centrale.
3. Tempistiche e scadenze (Fase transitoria e a regime)
Il calendario per mettersi in regola è articolato in due fasi:
- Fase di primo impianto (Gennaio 2026): Per tutti i POS già attivi a gennaio 2026, la comunicazione deve essere effettuata entro 45 giorni dalla data in cui l'Agenzia delle Entrate attiverà la procedura "Gestione collegamenti" sul portale (attivazione prevista per i primi giorni di marzo 2026).
- Regime ordinario (da Febbraio 2026): Per i nuovi POS o per variazioni di quelli esistenti, la comunicazione va fatta in una finestra temporale specifica: dal giorno 6 del secondo mese successivo all'attivazione fino all'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
- Esempio: Un POS attivato il 19 marzo 2026 dovrà essere registrato tra il 6 e il 31 maggio 2026.
4. Modalità operative e l'importanza dell'Acquirer
Per completare la procedura, sarà necessario incrociare la matricola del Registratore Telematico (reperibile anche dal QR code) con i dati del POS.
- Identificazione del POS: Per i dispositivi fisici serve il Terminal ID; per quelli virtuali bastano i dati dell'Acquirer.
- Attenzione all'Acquirer: La Guida avverte che il fornitore del servizio di pagamento (Acquirer) spesso non coincide con la banca dove si ha il conto corrente. È necessario verificare l'esatta denominazione e il codice fiscale dell'Acquirer dai contratti o dai report mensili per evitare errori nella comunicazione.
- Unità Locale: È obbligatorio indicare l'indirizzo fisico dove operano i dispositivi, a meno che non si tratti di commercio ambulante, nel qual caso va barrata l'apposita casella.
5. Gestione delle deleghe
La possibilità di delegare l'adempimento dipende dallo strumento utilizzato:
- Utenti RT/Server RT: Possono operare direttamente o delegare un intermediario (come il nostro Studio o il tecnico del registratore di cassa) tramite la delega "Accreditamento e censimento dispositivi".
- Utenti "Documento Commerciale on line": L'operazione è strettamente personale e non può essere delegata a terzi; il contribuente deve procedere autonomamente sul portale.
6. Collegamenti multipli e relazioni "Molti-a-Molti"
Il sistema è flessibile: un singolo POS può essere associato a più Registratori Telematici e viceversa. Un caso particolare riguarda il terminale fisico unico con più contratti (es. un unico POS che gestisce circuiti diversi con Acquirer diversi): in questa ipotesi, occorre effettuare due distinte registrazioni per lo stesso Terminal ID, una per ogni Acquirer.
7. Casi di esclusione e "Uso Promiscuo"
L'obbligo non sussiste per:
- Distributori automatici (vending machine);
- Cessioni di carburanti e ricariche veicoli elettrici;
- Tabacchi e generi di monopolio, gioco d'azzardo e vendite per corrispondenza.
- Contribuenti che emettono esclusivamente fatture elettroniche e non usano mai il documento commerciale.
Attenzione all'uso promiscuo: Se utilizzate lo stesso POS sia per attività soggette a scontrino (es. cartoleria) che per attività esonerate (es. tabacchi), oppure sia per scontrini che per fatture, il collegamento resta obbligatorio per l'intero strumento.
8. Dichiarazione di uso esclusivo: un punto di non ritorno
Se un POS è dedicato unicamente a operazioni esonerate o all'incasso di fatture, potete dichiararne l'uso esclusivo in piattaforma per rimuoverlo dall'elenco degli strumenti da abbinare. Tuttavia, tale dichiarazione è irreversibile: una volta marcato come "esclusivo", quel POS non potrà più essere usato, nemmeno accidentalmente, per transazioni legate a documenti commerciali.
Il nostro Studio è a vostra disposizione per assistervi nella verifica dei dati dei vostri Acquirer e nella gestione delle comunicazioni telematiche per i Registratori Telematici.